📅 最后更新：2026年08月14日 | ✅ 本文由WPS Office编辑团队审核

WPS 文档设置只读权限极速指南：

本地文档（Word/Excel）：点击顶部菜单栏文件 -> 文档加密 -> 密码加密（或安全 -> 限制编辑），勾选并设置“修改权限密码”或“限制编辑”，保存后他人仅能查看无法修改。
WPS 云文档（在线分享）：点击右上角分享 -> 将权限设置为 “仅查看”（可进一步勾选“禁止下载/打印/复制”），生成链接即可。
核心建议：如果只是供他人审阅，最稳妥的做法是导出为不可逆的 PDF 格式 发送。

WPS 文档设置只读权限

“发给同事核对的表格，结果公式全被误删了！”

“合同草案发过去，客户直接在原件上改了条款还装不知道？”

在日常工作中，文档安全和权限控制是每个职场人都必须掌握的核心技能。不管是把文件发给内部团队协同，还是发送给外部客户审阅，如果不做任何权限限制，文件极易被误删、篡改或泄露。

如果你在办公过程中还需要针对特定场景进行安全设防，可以参考 WPS 文件加密全攻略；若是在 Excel/表格中只需要锁定部分区域，可以查阅 WPS 锁定部分单元格防误删技巧。你也可以直接访问 WPS 官网获取更多高效组件与工具。

今天，我们就来拆解 WPS 中设置“只读权限”最实用的几种方法。

本地 WPS 文档/表格设置“修改密码只读”

如果你习惯直接发送 .docx 或 .xlsx 文件给对方，这是最传统的防修改手段。

步骤 1：开启文档加密设置

打开你需要设置权限的 WPS 文档。
点击左上角的 文件 (File) 菜单，选择 文档加密 -> 点击 密码加密。

步骤 2：设置“修改权限密码”

在弹出的加密设置浮窗中，你会看到两个选项：

打开权限密码：设置后，不知道密码的人连文件都打不开。
修改权限密码（关键步骤）：只在“修改权限密码”框中输入你的自定义密码，打开密码留空。

步骤 3：保存文件

点击确认并重新保存文件。当其他人再次打开该文件时，系统会弹出提示：“请输入修改密码，或以只读方式打开”。对方如果不输入密码，就只能查看内容，无法直接保存修改。

设置“限制编辑”（支持锁定部分或全文）

如果你希望用户连“另存为新文件修改”的机会都没有，可以使用 WPS 的限制编辑功能。

操作步骤：

打开文档，点击顶部菜单栏的 审阅 (Review) 或 安全 (Protect) 选项卡。
点击 限制编辑 (Restrict Editing) 按钮，右侧会展开设置面板。
勾选 “设置文档只读” 或 “仅允许在文档中进行此类编辑（如：批注/填写窗体）”。
点击 启动保护，并设置撤销保护的密码。

关于文档安全标准与电子证书加密规范，可以参阅 ISO/IEC 27001 信息安全管理标准或 Microsoft Office Security Policy Guidelines 的相关技术说明。

WPS 云文档在线分享设置“仅查看权限”

现在越来越多的人使用 WPS 云文档链接进行协作，在线链接的权限控制比本地文件更灵活。

点击文档右上角的 分享 (Share) 按钮。
在链接权限设置中，将默认的“可编辑”切换为 “仅查看”。
高级安全设置（推荐）：点击权限旁边的设置齿轮，开启：
- 禁止下载/导出/打印
- 禁止复制内容
- 设置链接有效期与访问密码。

SOP 实战只读设置检查清单 (Checklist)

在导出或发送重要文件前，建议逐项对照检查：

[ ] 需求确认：确认是需要“全文防改”还是“仅防覆盖原文件”。
[ ] 密码保存：已妥善保管设置的“修改密码”或“保护撤销密码”，避免自己也无法编辑。
[ ] 另存测试：使用其他设备或账号打开文件，确认是否正常触发只读提示。
[ ] 在线链接检查：若使用云分享，已确认权限已从“可编辑”改为“仅查看”。
[ ] 兜底方案：对于极度敏感的终稿文件，优先选择 导出为 PDF 发送。

FAQ（常见问题解答）

Q1：对方以“只读模式”打开文件后，如果点击“另存为”存成新文件，还能修改吗？

A：如果仅设置了“修改密码”，对方以只读打开后确实可以“另存为”副本并在副本上编辑；但如果你开启的是 限制编辑 或导出为 PDF 设置了编辑锁，对方将无法进行复制和另存修改。

Q2：我自己设置了只读密码，结果把密码给忘了怎么办？

A： WPS 的加密算法强度较高。如果忘记了“打开密码”或“限制编辑密码”，官方并没有提供密码找回服务。建议在设置密码时做好本地记录，或保留一份未加密的源文件备份在个人私密云盘中。

Q3：WPS 手机版可以设置文档只读权限吗？

A：可以。在 WPS 手机 App 中打开文档，点击右下角工具 -> 安全 -> 文档加密，同样可以设置密码及权限类型；或者通过分享功能选择“仅查看”链接进行发送。

WPS Office编辑团队
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